Organiser son planning autour du numérique

qui n’avez pas reçu la formation. Le traitement est simple : organisez votre planning comme vous organisez un échiquier, une place pour chaque pièce et chaque pièce à sa place.

Vous avez sûrement entendu parler de l’analogie du seau. Si vous remplissez votre seau d’abord avec du sable, vous ne trouverez pas la place pour mettre des cailloux. L’idée est de commencer par les grosses pierres, puis les cailloux, et enfin le sable. Vous pensez que le seau est plein ? Vous pouvez encore rajouter de l’eau ! Pour votre agenda, c’est la même chose : commencez par prévoir de la place pour les rendez-vous longs et productifs, puis les actes moins chronophages, et enfin les actes rapides.

Dans la figure 1, vous trouverez un exemple d’organisation.

Les traitements longs sont prévus en premier car vous avez toute votre énergie, et vous en aurez besoin car il faut y placer les cas cliniques productifs. Puis vous pouvez enchaîner sur des actes plus ou moins longs, pour finir soit avec des urgences qui sont courtes soit avec un nouveau patient pour terminer calmement la journée. Il s’agit là d’un exemple avec une journée de travail courte, bien sûr vous pouvez à loisir modifier la longueur des créneaux horaires. Le plus important est de prévoir un créneau long pour les rendez-vous productifs, et vous devez bloquer longtemps à l’avance ces créneaux horaires. En effet, ils apportent un chiffre d’affaires constant et stable au quotidien. Par la suite, vous pouvez remplir votre planning avec des rendez-vous moins productifs mais essentiels comme les nouveaux patients.

Attaque double

Les outils numériques, en particulier la caméra intra-orale et l’usineuse, ont des temps morts qu’il faut savoir gérer. Soit vous gérez vous-même ces temps morts et votre productivité diminue, soit vous déléguez certaines tâches et vous continuez à travailler pendant ces temps morts. Si vous choisissez la deuxième option il faudra vous rendre à l’évidence qu’un deuxième fauteuil est nécessaire.

Explications : lorsque l’on considère n’importe quel rendez-vous, vous avez un temps mort au départ que l’on appellera « installation du patient », puis le traitement en soi, et enfin un temps mort à l’arrivée que l’on appellera « désinstallation du patient ». Pas besoin d’être un clinicien hors pair pour sentir que ces temps morts sont frustrants : inviter le patient à poser son manteau, l’installer au fauteuil, préparer le matériel, puis le ranger, nettoyer le fauteuil, raccompagner le patient, etc. Cependant, il faut être un manager hors pair pour mettre en oeuvre les solutions. Le principe est simple : l’assistante doit tout préparer de sorte à ce que lorsque vous entrez dans la salle de soins vous n’ayez que votre travail de clinicien à faire. Une fois le travail terminé, vous pouvez remercier le patient avant de passer à une autre salle de soins, où vous attend un autre patient déjà installé par la même assistante ou une autre assistante. Cela peut paraître déconcertant mais c’est la norme dans les structures dentaires nord-américaines.

D’ailleurs, pas besoin d’aller aussi loin, car nos compatriotes orthodontistes travaillent déjà sur plusieurs fauteuils, et leur chiffre d’affaires est là pour en prouver l’efficacité. Lorsque vous aurez appliqué l’idée, tout le monde sera gagnant : vous pourrez vous focaliser sur votre travail de clinicien, votre assistante dentaire se sentira valorisée car elle passera plus de temps avec le patient et renforcera son rôle, vos patients vous diront merci car ils pourront avoir un rendez-vous plus rapidement, et votre comptable vous félicitera. Dans la figure 2, vous trouverez un exemple d’organisation. Chaque cabinet est géré par une assistante qui se charge d’installer/désinstaller les patients, avec un temps pour la stérilisation aux moments critiques (en début de vacation et en fin de vacation). Les zones colorées correspondent à l’intervention du dentiste qui passe d’un cabinet à l’autre continuellement. Même si dans ce schéma on peut critiquer le fait qu’il n’y ait que six patients dans une demi-journée, il ne faut pas perdre à l’esprit que le temps passé avec eux est extrêmement productif. De plus, on peut aussi critiquer la longueur des rendez-vous qui sont tous identiques, alors qu’en pratique ils sont tous différents. La figure 2 ne sert que d’exemple pour comprendre le travail sur deux fauteuils.

Dans la figure 3, vous trouverez un autre exemple d’organisation. Le praticien bascule toujours d’une salle de soins à une autre, mais la longueur des créneaux est variable. À vous de placer vos pièces sur l’échiquier : traitement long/moyen/court. Enfin, on peut également critiquer le recrutement d’une deuxième assistante. De nombreux articles dans Solutions Cabinet Dentaire listent les avantages à travailler avec une assistante dentaire, nous vous invitons à les (re)lire. Il est raisonnable de prévoir que travailler avec deux assistantes sur deux fauteuils doublera non seulement votre productivité mais aussi votre satisfaction professionnelle. Là encore, ce ne sont ni les dentistes nord-américains, ni les orthodontistes français qui vous diront le contraire. Les rappels ayant été faits, le lecteur intègrera plus aisément les spécificités du planning avec le numérique.

Consultation numérique, expérience patient

Actuellement, la consultation avec un nouveau patient comprend un examen clinique qui nécessite un examen visuel et un examen radiologique. Certains praticiens effectuent également des photographies dentaires et/ou des moulages d’étude.

Le numérique a soufflé un vent nouveau sur le rendez-vous de consultation en le rendant moderne et visuel. Dès aujourd’hui, la caméra intra-orale est devenue un indispensable lors de la première rencontre avec le nouveau patient. Au même titre que la radiographie ou la photographie, l’empreinte numérique donne des informations précieuses voire supérieures. En effet, contrairement à l’examen visuel, vous pouvez enregistrer ce que vous voyez.

Contrairement à la radiographie, c’est un outil non ionisant qui vous permettra, avec les modèles le plus récents, de détecter les caries grâce à la fluorescence. Contrairement à la photographie, l’image obtenue est en trois dimensions et manipulable sur l’écran tactile de la machine. Contrairement à l’empreinte physico-chimique, la technique est non oppressante et instantanée. En d’autres termes, la consultation devient une expérience « patient » totalement inédite.

Dans la figure 4, vous trouverez une configuration schématique d’un cabinet dentaire. Lors du premier rendez-vous, le patient est reçu au bureau pour une discussion informelle et pour connaître son motif de consultation. Puis il est invité à s’installer au studio pour réaliser des photos de son sourire actuel. Une fois qu’il est installé au fauteuil, le praticien réalise un examen visuel et radiologique, ainsi qu’une empreinte numérique. De retour au bureau, le dentiste peut expliquer au patient sa situation et les options thérapeutiques. Le patient peut visualiser sur grand écran l’état de sa santé dentaire et, cerise sur le gnatho, découvrir en temps réel une simulation numérique du sourire.

Que l’on soit implantologue, orthodontiste ou omnipraticien, la consultation est la clé qui ouvre la porte vers le cheminement thérapeutique. Vous ferez ainsi une première impression mémorable pour vos nouveaux patients. Et pour ceux qui vous sont déjà fidèles ? Refaire le point avec ses anciens patients lors de la visite de contrôle (bi-)annuelle est l’occasion rêvée de reprendre à zéro. Beaucoup de praticiens regrettent le manque de nouveaux patients, alors qu’ils détiennent un pool de patients fidèles qui pourraient être convertis en “nouveaux patients” avec une simple consultation numérique. La consultation rime alors avec communication, et le numérique se charge de faire le lien.

Prothèse fixe numérique

La prothèse fixe a largement bénéficié des grâces du numérique. Si vous avez franchi le pas pour acquérir des outils numériques, il est temps de leur faire de la place dans votre salle de soins et votre agenda. Si vous avez opté pour une caméra seule, reportez-vous à la figure 5. Dans ce cas de figure, le praticien réalise la préparation dentaire comme il le fait habituellement. C’est le rôle de l’assistante qui va être modifié, en plus du travail à quatre mains, elle sera chargée de préparer le logiciel. Après avoir créé le dossier du patient, il faut sélectionner le travail à réaliser comme sur une fiche de laboratoire classique. La préparation de la caméra, quant à elle, est beaucoup plus simple et rapide que la préparation des matériaux d’empreinte, un embout autoclavable et c’est parti. Vient alors l’étape d’empreinte numérique, qui ne devrait prendre que quelques minutes. Ensuite, pendant que le praticien s’affaire à réaliser la couronne provisoire, l’assistante va contrôler l’empreinte (absence de manque, absence d’artefact, élimination numérique des excès) avant de l’envoyer électroniquement au laboratoire. Dans cette configuration, l’organisation du planning n’est pas très différente d’une empreinte analogique.

Ce qui signifie que vous n’aurez pas besoin de beaucoup changer vos habitudes. C’est surtout le temps de travail qui sera réduit. En effet, l’empreinte optique est rapide et précise. Vous passerez donc moins de temps à faire l’empreinte et moins de temps à faire l’assemblage, le risque d’erreur, voire de renvoi du travail est amenuisé.

Si vous avez opté pour une caméra et une usineuse, reportez-vous à la figure 6. Dans ce cas de figure, la provisoire n’est plus utile, c’est l’occasion de vous occuper d’une autre dent si vous n’avez qu’un seul fauteuil, ou de vous occuper d’un autre patient si vous avez un autre fauteuil. Comme indiqué dans la figure 3, vous pouvez vous absenter pour prendre en charge un rendez-vous court. Vous valoriserez l’assistante si vous lui déléguez le traitement de l’empreinte et la conception de la prothèse. Il sera quand même de votre responsabilité de vérifier le design de la restauration avant de lancer l’usinage.

De nouveau, valorisez le rôle de l’assistante pour l’étape de maquillage et de cuisson. Une fois que tout est prêt, il ne vous reste plus qu’à essayer et assembler la prothèse fixe.

Dans cette configuration, vous utilisez le flux de travail numérique dans toute sa splendeur. Plus besoin de provisoire, plus besoin de revenir, le patient obtient sa restauration dans la séance et vous en remercie. Nous voyons ici que le rôle de l’assistante est déterminant, car en déléguant une partie du travail, le praticien garde son rythme de travail et continue d’être productif tout en diminuant le temps nécessaire à la prothèse fixe. D’un point de vue financier, si on considère une moyenne de 40 000 € de chiffre d’affaires par mois sur une base de 30 heures hebdomadaires, votre production horaire moyenne est de 333 €/heure. Ce qui signifie que, de la préparation à l’assemblage, vous avez 90 minutes pour une couronne à 500 €, et 60 minutes pour un onlay à 333 €. Si vous n’avez pas franchi le pas du numérique, ce temps est accessible, si vous avez franchi le pas du numérique, ce temps peut être réduit drastiquement.

Prothèse amovible numérique

La prothèse amovible concerne une proportion très importante de notre population. Heureusement, elle a également bénéficié de l’avancée du numérique pour faire un bond en avant. Nous allons considérer ici le cas d’une prothèse complète résine bi-maxillaire.

Habituellement, en l’absence d’outils numériques, nous pouvons décrire cinq étapes :
– empreinte primaire
– esthétique (teinte et forme de dents), DVO et RIM, empreinte secondaire
– essayage
– pose
– contrôle (retouches).

Avec le numérique, dans le cas d’un patient déjà porteur d’une prothèse bi-maxillaire, nous allons pouvoir supprimer l’étape d’empreinte primaire :
– esthétique (teinte et forme de dents), DVO et RIM, empreinte secondaire
– essayage
– pose
– contrôle (retouches).

En effet, dès la première séance, le praticien peut utiliser la prothèse actuelle comme porte-empreinte.

Après avoir réalisé un joint périphérique et un surfaçage avec la prothèse du patient, le dentiste pourra scanner l’ensemble avec la caméra intra-orale. Dans la figure 7, le résultat obtenu est une empreinte secondaire numérique qui est une réplique exacte de l’empreinte secondaire physique. En fin de séance, le silicone est retiré pour pouvoir rendre la prothèse à son porteur qui pourra repartir avec. À l’aide des photographies du visage du patient et de l’empreinte secondaire, le prothésiste dentaire pourra réaliser un montage numérique (ou physique) de la future prothèse amovible. Il suffira d’indiquer les modifications à apporter (augmenter la DVO actuelle, augmenter la longueur des dents, changer la forme et/ou la teinte, corriger la position du point inter-incisif ou l’inclinaison du plan d’occlusion…) afin d’obtenir un résultat prédictif et précis lors de l’essayage.

Dans la figure 8, nous voyons le temps nécessaire pour la technique analogique et la technique numérique. Le numérique élimine l’empreinte primaire et réduit drastiquement la durée de l’empreinte secondaire. D’un point de vue financier, si l’on considère une prothèse complète résine bi-maxillaire à 2 300 € (HBLD035 au 01/01/2021), vous passez d’un temps de travail de 2 heures, soit 1 150 €/heure, à un temps de travail de 1 heure soit 2 300 €/heure.

Implantologie numérique

Vous en avez rêvé, le numérique l’a fait : le traitement dans la séance. L’implantologie orale avec mise en charge immédiate est devenue une pratique sûre grâce aux avancées scientifiques. Le numérique lui a donné une impulsion supplémentaire pour en faire une pratique courante dans les cabinets dentaires. Que ce soit pour une réhabilitation unitaire ou globale, le résultat et le confort sont là pour le patient. Dans la figure 9, vous trouverez un exemple d’organisation. En considérant une réhabilitation unitaire, nous pouvons décrire grossièrement des étapes au fauteuil et des étapes hors fauteuil. La responsabilité du praticien étant relativement plus importante, il est primordial d’assurer soi-même certaines étapes hors fauteuil. Néanmoins, l’assistante sera toujours une précieuse ressource notamment lors des étapes d’usinage ou d’impression 3D ou encore lors de la réalisation de la prothèse sur implant. Ces deux étapes primordiales sont également chronophages, il est donc impératif de détenir un bloc de chirurgie en plus du fauteuil de soin. De plus, si le praticien travaille avec deux assistantes, il pourra gérer d’autres traitements facilement et sans pression.

Concernant le planning, en l’absence d’outils numériques la procédure nécessite au moins deux séances, alors qu’avec le numérique vous exécutez le travail en une séance et en moins de 2 heures de temps. À noter qu’il est recommandé d’organiser l’intervention en début de matinée, en plus d’être en forme physiquement, vous pourrez contrôler les suites postopératoires l’après-midi.

D’un point de vue financier, avec un temps de travail de 2 heures pour des honoraires à 2 000 €, vous avez une production horaire de 1 000 €. Toutefois, n’oublions pas qu’en travaillant sur un fauteuil et un bloc chirurgical, vous restez productif pendant les temps hors fauteuil comme l’impression 3D du guide ou l’usinage de la prothèse.

Orthodontie numérique

Nous évoquions précédemment la puissance du numérique lors de l’étape de consultation. Ceci est d’autant plus vrai en orthodontie. Comme chacun sait, immédiatement après l’empreinte numérique, le résultat obtenu est visible en 3D sur un écran le plus souvent tactile. Les patients en orthodontie, qu’ils soient enfants ou adultes, sont tout à fait aguerris à l’utilisation des écrans. En montrant les arcades dentaires au patient, vous rendez visible l’invisible. Le numérique devient alors un outil de communication irrésistible, vous pouvez offrir à votre patient l’opportunité de manipuler ses propres maxillaires sur l’écran.

De plus, des outils logiciels permettent une simulation de traitement similaire à du Photoshop. Les images avant/après sont disponibles rapidement et l’adhésion du patient en est plus forte. Si vous ajouter à cela les possibilités offertes par les aligneurs orthodontiques, vous balayez d’un revers de la main les réticences liées au traitement multi-attaches et vous convertissez votre patient à l’orthodontie numérique. Concernant le planning, vous pouvez faire le choix lors de la consultation de présenter uniquement la situation clinique au moyen de l’empreinte numérique. Si vous souhaitez ajouter une simulation de traitement, il serait judicieux de rallonger la séance de 15 minutes afin de faire la modélisation nécessaire et de discuter de l’aboutissement thérapeutique. Vous pouvez alterner régulièrement entre les fauteuils avec des séances courtes (figure 2) voire plus courtes (figure 10). En effet, les étapes avec le patient sont relativement rapides, que ce soit l’empreinte, le stripping, le collage des taquets ou encore la contention. Néanmoins, il ne faut pas négliger les étapes en dehors du fauteuil qui sont fondamentales comme le diagnostic, le plan de traitement ou encore la validation du set-up. Une erreur de l’un ou l’autre aura des conséquences plus que chronophages.

D’un point de vue financier, si vous programmez des rendez-vous de 15 minutes toutes les deux semaines, et en visant une production horaire de 333 € par fauteuil, vos honoraires devraient s’élever à 1 000 € le semestre d’orthodontie.

Conclusion numérique

L’organisation du planning est un défi pour tout clinicien. Savoir contrôler son agenda c’est savoir dédier le temps nécessaire et suffisant pour chaque acte. L’avènement du numérique a bouleversé notre quotidien y compris dans notre gestion du temps. Le numérique va rallonger certaines séances et en raccourcir d’autres. Rallonger des étapes comme la consultation va permettre de créer une expérience positive chez le patient. Dans son esprit, tous les préjugés des séances douloureuses chez le dentiste vont être balayés pour laisser place à une image de modernité. Raccourcir des étapes comme les séances techniques va assurer le confort du patient. L’empreinte ou la pose deviennent alors des formalités agréables. Comprendre ces nuances permettra au praticien de réorganiser son planning et travailler dans la sérénité tout en assurant une santé financière à sa structure.

Travailler moins, gagner plus et jouir de la vie, telles sont les promesses de la technologie.